Depuración de cuentas contables
L.C.P Jesús Huerta Ramírez
Asociado de Consultoría Fiscal
jesus.huerta@ruizconsultores.com.mx
La información contable es una herramienta muy valiosa para los contribuyentes, por ello, debe ser clara, precisa y oportuna para la toma decisiones y sirva como base para la determinación de impuestos mensuales y anuales.
Así mismo al ser la base para la determinación de impuestos mensuales y anuales, juega un papel importante para las deducciones autorizadas, ya que uno de sus requisitos según el artículo 27 es:
“Articulo 27.- Las deducciones autorizadas en este Título deberán reunir los siguientes requisitos:
- Estar debidamente registradas en contabilidad y que sean restadas una sola vez.”
Adicionando el Código Fiscal de la Federación para efectos de contabilidad, el artículo 28 que a la letra dice:
“Artículo 28. Las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a llevar contabilidad, estarán a lo siguiente:
- Los registros o asientos contables a que se refiere la fracción anterior deberán cumplir con los requisitos que establezca el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria.
III. Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria. La documentación comprobatoria de dichos registros o asientos deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.
Por ello, con motivo del cierre anual es necesario tomar en cuenta los saldos que tenemos en nuestra contabilidad, por eso es recomendable realizar una revisión minuciosa para verificar que los movimientos realizados en nuestros libros hayan sido asentados de manera correcta y si fuese lo contrario, realizar los ajustes correctivos necesarios respetando las normas de información financiera estipuladas para el caso en particular.
Una buena conciliación de nuestras cuentas será apoyada con reportes de otras áreas, tales como, ventas, crédito y cobranza, cedulas de contabilidad, entre otras; con esta información comparar y corroborar que nuestra información concuerda y es correcta.
Las conciliaciones deberán ser a las cuentas de balance que reflejan los derechos y obligaciones de la empresa, estos derechos y obligaciones se representan en las siguientes cuentas:
Caja. Realizar un arqueo para determinar si el saldo registrado es correcto, y si hay gastos por comprobar, verificar el tiempo que tienen estos para tomar las medidas necesarias para dejar el saldo real en esta cuenta, o bien solicitar la liquidación de las deudas en este rubro.
Bancos. Debido a una buena conciliación bancaria mensual el saldo que muestra esta cuenta deberá ser el correcto, de lo contrario se deberá verificar las partidas para detectar el posible error u omisión.
Clientes. Apoyado en la información del departamento de crédito y cobranza al conciliar la información contable con el reporte de crédito y cobranza, se detectarán las partidas de clientes que no correspondan, o bien, si hubo casos especiales para su corrección o tratamiento, aunado a esto se podrán detectar las cuentas con características de incobrables, quienes pueden jugar en una deducción anual disminuyendo el impuesto.
Inventarios. En la revisión de esta cuenta se deberá apoyar en los reportes del almacén de entradas y salidas, así como en los reportes de compras y ventas para consolidar el saldo de esta cuenta, facilitando la baja de mercancías por causas posibles de robo o merma, las cuales pueden ser una deducción anual.
Deudores diversos. En esta cuenta deberán de ir registrados solo aquellos deudores que realmente deben a la empresa respaldados con documentos validados. La conciliación de esta cuenta se hará versus la documentación que respalda ese derecho de la empresa.
Documentos por cobrar. Esta cuenta deberá contener entre otros, aquellos documentos que son de fácil conversión en efectivo al descontarlos en una entidad financiera o en un banco, conciliando cada partida registrada en este rubro.
Impuestos a favor. En esta cuenta se deberá contemplar solo aquellas partidas declaradas ante SHCP, ya que estas son las que el mismo reconocerá, por lo que representarán un derecho para la empresa.
Cuentas de activos fijos. (Edificios, equipo de trasporte, equipo de reparto, equipo de cómputo etc.) Observar que todas las adquisiciones de activos sean correctamente registradas y estén dadas de alta en las cuentas respectivas, así también haber dado de baja aquellos activos vendidos durante el ejercicio, o bien, los activos que hayan dejado de ser útiles para la empresa.
Cuentas de depreciación. Verificar el registro de las depreciaciones cuidando el cálculo correcto, con aquellos activos que realmente están activos, realizando una conciliación entre las partidas de esta cuenta, como la cedula de depreciación que a su vez se conciliará con las cuentas de activos.
Proveedores. Para la conciliación de esta cuenta será necesario contar con los reportes del área de compras, pagos a proveedores y estados de cuenta facilitados por nuestros proveedores con el fin de llegar al saldo correcto de esta cuenta.
Acreedores diversos. Al igual que en la cuenta de deudores diversos, se incluyen solo aquellos con los se tenga un respaldo con documentación necesaria.
Documentos por pagar. Esta cuenta deberá contener al igual que los documentos por cobrar, las partidas que cuenten con la documentación probatoria.
Impuestos a cargo. En estas cuentas intervienen los impuestos por pagar y los retenidos, es importante la conciliación de las partidas que integran estas cuentas, ya que nos representan la obligación mensual y anual del pago de impuestos.
Por lo anterior, es de suma importancia depurar las cuentas contables para la detección de omisiones, errores de registro y detección de saldos viejos para su eliminación. La claridad del panorama contable de nuestra empresa, siempre nos ofrecerá certeza en la construcción y consolidación de nuestro patrimonio.